Edese Schoolvereniging
www.info@esvede.nl, 0318-615959
Privacyverklaring ESV Ede (versie 24 mei 2018)
1. Waarom vinden wij informatiebeveiliging en privacy belangrijk?
Privacy gaat over welke persoonsgegevens we wel en niet verkiezen te delen. Informatiebeveiliging gaat om hoe we zorgen dat persoonsgegevens die we privé willen houden privé blijven. In het onderwijs wordt steeds meer gebruik gemaakt van informatie en ICT. Denk bijvoorbeeld aan het leerlingvolgsysteem en gepersonaliseerd leren. ESV vindt het belangrijk om informatie goed te beschermen en veilig en verantwoord met persoonsgegevens om te gaan.
2. Waarom verwerken wij gegevens van uw kind?
We verwerken persoonsgegevens van uw kind om goed onderwijs te kunnen verzorgen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen om na groep 8 naar de middelbare school te gaan. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen zoals DUO/BRON (Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen) en de leerplichtambtenaar.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hieraan niet voldoen, zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
3. Welke gegevens verwerken wij van uw kind?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen bij de aanmelding of inschrijving van uw kind. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind te kunnen inschrijven bij de ESV.
Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. We zullen u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
4. Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind?
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid: wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze privacyverklaring noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO/BRON, de Onderwijsinspectie en het samenwerkingsverband Passend Onderwijs.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen zoals een leerlingvolgsysteem. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van ESV. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u belangstelling heeft in de bewaartermijnen dan kunnen wij u een overzicht hiervan geven.
5. Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit onze systemen. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
We zullen geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind dan kunt u altijd opheldering vragen bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Op dit moment wordt nog overlegd wie de FG van de ESV wordt en of een éénpitter als ESV hieraan moet voldoen. Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
6. Wijzigingen in het privacybeleid
Het is niet ondenkbaar dat ons privacybeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. Wij raden u daarom ook aan om regelmatig op de website van de school van uw kind te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen wij er voor zorgen dat ze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden.
Download hier het privacybeleid Edese Schoolverening.
Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser.